Octobre 1997 - n°21
Créée en 1993 par Madame IANNARELLI, la société CONGRES SCIENTIFIQUES SERVICES -C2S- est le fruit de nombreuses années d'expérience dans la chimie et la finance.
Spécialiste de l'organisation de manifestations, Madame IANNARELLI a en effet débuté son cursus professionnel dès l'âge de 16ans aux côtés du Professeur ROSSET (Ecole Supérieure de Physique et Chimie Industrielles de la Ville de Paris). Elle était alors chargée de dactylographier et mettre en forme ses articles et mémoires scientifiques.
De 1968 à 1985, après plusieurs années dans la vente d'appareils de laboratoire, elle décide d'orienter sa carrière vers la finance et travaille alors pour l'Association Française des Banques au sein de laquelle elle fonde une Caisse de Retraite...
Forte de son expérience dans la gestion comptable et de sa connaissance du secteur scientifique, elle intègre en 1986 la Société Française de Chimie; elle y instaure le Département Congrès-Manifestations et coordonne ainsi, sous son égide, l'organisation de nombreux colloques.
Quand 7ans plus tard les activités de la S.F.C. ne lui permettent plus de maintenir ce service, Madame IANNARELLI continue à être sollicitée par de nombreux Professeurs. Elle choisit alors de poursuivre ses fonctions de façon tout-à-fait indépendante et crée la société CONGRES SCIENTIFIQUES SERVICES -C2S-, sous le statut de "profession libérale"...
"Le but de C2S est d'offrir aux entreprises et organismes publics l'opportunité de se libérer des tâches souvent très mobilisantes, liées à l'organisation de manifestations professionnelles", explique Mme IANNARELLI. "Depuis la réunion de quelques heures au congrès international de plusieurs jours, nous proposons nos services pour tout type de manifestations - conférences, sessions de posters, expositions de matériels...-, sur l'ensemble du territoire national comme à l'étranger..."
Reconnue pour son dynamisme et son adaptabilité, CONGRES SCIENTIFIQUES SERVICES s'est, plus précisément, spécialisée dans les Sciences -chimie, biologie, mécanique, métallurgie...- et la Philosophie. Citons, à titre d'exemples, quelques unes des nombreuses manifestations qu'elle compte à son actif dans ces domaines: Les Olympiades Internationales de la Chimie, en 1990 / L'EENC 96 - 13ème Conférence Européenne de RMN Expérimentale -, rassemblant plus de 1000participants / Les Journées de Chimie Organique organisées tous les ans, sous l'égide de la S.F.C. / Le 11ème Congrès International des Essieux-Montés, en 1995 / Le 4ème Centenaire de la naissance de Descartes, sous le parrainage de l'Association Française de la Philosophie, en 1996 / Le Bicentenaire de la mort de Lavoisier, en 1994, sous le haut patronage de l'Académie des Sciences et de l'Académie d'Agriculture de France...
CNRS, INSERM, CNAM, Université Pierre et Marie Curie, Ecole des Mines, Université René Descartes, IUT de Vélizy... sont autant d'autres organismes avec qui C2S travaille régulièrement et qui accordent depuis plusieurs années une pleine confiance en son professionnalisme.
Bénéficiant de la souplesse de sa profession libérale, Madame IANNARELLI est particulièrement appréciée pour sa grande disponibilité; elle collabore en effet très étroitement avec le Président scientifique du Congrès, tout au long de la phase préparative jusqu'aux jours mêmes de la manifestation.
C2S est ainsi en mesure d'intervenir à tout stade de l'organisation, selon la demande précise du Président de la manifestation.
"Lorsque la prestation est complète, c'est-à-dire appliquée à l'organisation totale du colloque, il faut considérer approximativement un an de préparation pour une manifestation nationale et deux ans pour un congrès international" souligne Madame IANNARELLI.
- Constitution du budget consacré à la manifestation, selon le type de financement (public ou industriel),
- recherche de la salle en fonction des attentes du Président de colloque et des possibilités offertes sur place,
- recherche des sponsors,
- annonce de la manifestation (2circulaires d'annonce et 1programme final): création des maquettes, impression, envoi éventuellement sur fichiers personnels (10000 adresses),
- re-lecture et impression des résumés de conférences,
- secrétariat scientifique et administratif,
- proposition de visite technique...,
CONGRES SCIENTIFIQUES SERVICES peut prendre en charge l'ensemble de l'organisation scientifique de la manifestation.
Et, au-delà de ces services, sont également proposées toutes autres prestations associées telles que les réservations hôtelières, la sélection d'un traiteur (pause-café, buffet, dîner), la conception des sacoches, des badges et du papier à en-tête, l'organisation éventuelle d'un programme social (concert, théâtre, visite de musées...), le choix de cadeaux-souvenirs...
A noter, en outre, que la gestion comptable de la manifestation peut entièrement être assurée par C2S; la société propose alors de prendre en charge l'avance des fonds nécessaires aux premières phases préparatives.
Véritable interface entre le Président du Congrès et ses "sous-traitants", C2S a su établir des contacts privilégiés avec de nombreux fournisseurs: imprimeurs, hôtels, traiteurs, compagnies aériennes, SNCF...
Par ailleurs remarquablement équipée, elle s'est dotée de téléphones, fax, ordinateurs, photocopieurs portables et possibilité de règlement par carte bancaire; ce qui lui confère une autonomie totale sur chacune des manifestations qu'elle couvre.
Autre atout d'importance, la société a récemment inauguré son propre serveur Internet; elle s'ouvre ainsi de nouvelles perspectives, notamment axées sur une diffusion plus large des annonces de manifestations et une simplification des démarches d'inscription aux congrès.
S.DENIS