Juin 2002 - n°69

SCAN'BAC : un outil de saisie rapide de feuilles de paillasses
3SI - 2 bis, rue de Rochefort - 23000 Guéret - tél. 05 55 52 76 00 fax. 05 55 52 30 40
email: 3si@3si.fr web : www.3si.fr .
Contact LIMS :
Richard de Sédouy Coordonnées directes : tél. 05 55 67 33 23 fax. 05 55 67 31 36 email : r.de.sedouy@3si.fr

3SI et la naissance de SCAN'BAC

La Société de Services et Systèmes Informatiques, " 3SI ", a été créée en 1984 par Jean-Pierre Déchoz. Basée à Guéret (Creuse), la société a d’abord progressé dans sa région, grâce à la confiance des constructeurs de mini-ordinateurs dont les agences régionales avaient besoin de partenaires " logiciel ".
C’est ainsi qu’au milieu de gestions commerciales diverses, 3SI a dû un jour réécrire entièrement le logiciel d’un laboratoire d’analyses médicales de Limoges. Par la suite, un biologiste recherchait un outil simple pour saisir rapidement les feuilles de paillasses de son laboratoire de bactériologie. Au clavier, cette tâche prenait des heures et était source d’erreurs. Scan’Bac a ainsi vu le jour en 1990 avec l’aide de l’ANVAR.
Sa diffusion au sein des laboratoires d’analyses médicales a débuté lentement, en raison de la compétence dominante de 3SI, plus technique que commerciale, ainsi que d'une erreur de jeunesse : au début, 3SI laissait à d’autres entreprises le soin d’installer Scan’Bac sur site et de former les utilisateurs, ce qu’elles ne faisaient pas parfaitement. Et les usagers insatisfaits le disaient autour d’eux…
Ayant identifié le problème, 3SI décide alors de reprendre en main l’intégralité de l’installation - formation et de la maintenance de Scan’Bac, apportant ainsi à ses clients un service complet et de qualité.
La reconnaissance des biologistes est au rendez-vous ! Le bouche à oreille, un peu de publicité et quelques articles dans les revues spécialisées tiennent en partie lieu d’équipe commerciale pour Scan’Bac. À chaque documentation envoyée, 3SI joint sa liste de références : ses clients sont souvent ses meilleurs vendeurs. Ce n’est qu’en 1997 que 3SI loue son premier stand dans un salon !
La notoriété de Scan’Bac s’est peu à peu affirmée. Il est de plus en plus demandé dans les appels d’offres pour les laboratoires importants. Son usage s’est élargi à la saisie de demandes d’analyses dans les hôpitaux, ainsi qu’à divers usages, dans la santé ou ailleurs, de saisie d’enquêtes, de panels etc.
Aujourd’hui une centaine de Scan’Bac fonctionnent dans des laboratoires de biologie médicale en France, dans les DOM ou à l’étranger.

Plus récemment, 3SI a développé Scan’Ordo, qui permet de lier à un dossier d'analyse l'image de tout document le concernant : demande écrite, données manuscrites, graphiques,… afin d’éviter les piles de photocopies et les agrafes. Le lien entre le dossier et l'image est assuré par une étiquette code-barres collée sur la feuille ou par une scannérisation sur ordre.
Bien que les modes de fonctionnement soient très différents en biologie médicale et dans les autres laboratoires, 3SI aborde aujourd’hui le monde des LIMS avec la ferme intention d’y apporter les mêmes gains de qualité et de productivité.

Gros plan sur SCAN'BAC

Malgré la multiplication des automates, il existe encore des domaines où la plupart des résultats d’analyses sont saisis à la main sur un clavier. Il en résulte des erreurs et des délais de saisie, sans parler du temps nécessaire pour un travail fastidieux…
SCAN'BAC est un ensemble de logiciels et de services permettant la mise en page et l'édition de questionnaires, le pilotage d'un scanner, la reconnaissance de cases cochées et de codes barres et l'intégration des données.

Une circulation plus fluide des données

SCAN'BAC permet une circulation plus fluide des données, grâce à la lecture par scannérisation (de 30 à 1000 feuilles par jour, et plus) des résultats d’analyses et parfois des demandes d'analyses.

Connecté à un LIMS, SCAN'BAC est utile partout où les saisies en nombre constituent un goulot d’étranglement, par exemple pour :
- Les laboratoires départementaux et autres laboratoires vétérinaires
- La bactériologie, la sérologie, les antibiogrammes
- L'hygiène alimentaire
- Les laboratoires de services, etc.

Principe de fonctionnement

SCAN'BAC sait " lire ", via un scanner, des feuilles de saisies comportant des codes barres et des cases cochées à la main :
- Les maquettes de feuilles sont créées par l'utilisateur lui-même (en moyenne 1 à 2 heures par maquette, sous Windows). Il y a autant de maquettes que l’on veut.
- Les feuilles de saisie sont imprimées automatiquement sur une imprimante laser quelconque, au fur et à mesure des demandes, via une connexion bidirectionnelle (comme un automate) avec le LIMS.
- Grâce à cette connexion, les feuilles sont éventuellement " personnalisées " (numéro d’échantillon ou de dossier, nom, textes divers...).
- Après cochage et collage éventuel des codes barres, les feuilles sont posées dans le bac d’alimentation automatique d’un scanner, qui détecte leur présence et lance la lecture.
- Les résultats de lecture sont envoyés automatiquement au système central.
- Des fonctions diverses d’historique de lecture, d’archivage " intelligent ", de consultation sur les postes d’un réseau, etc. complètent l’outil Scan’Bac.

SCAN'BAC est économique et souple d'utilisation : les modèles de feuilles étant modifiés au sein du laboratoire, il n’y a besoin ni d'imprimeur ni de stocks de feuilles de saisie, comme c’était le cas auparavant avec les lecteurs optiques.

L'équipe de 3SI, aujourd'hui composée de six collaborateurs, se tient à votre disposition pour vous en dire plus.