Janvier 2005 - n°95
La standardisation des LIMS et ses effets sur la réduction totale des coûts de la propriété
Par Jim Neville, Directeur Marketing & Business Development - Informatics & Services, Thermo Electron Corp., Woburn, Massachusetts.
Les scientifiques de laboratoire font face à des pressions
croissantes pour répondre aux exigences du temps d’accès
au marché et aux standards de qualité de plus en plus élevées.
Pour atteindre ces objectifs, les entreprises ont compté sur les systèmes
de gestion de l'information de laboratoire (LIMS) pour jouer un rôle
important dans l’amélioration de l’efficacité des
laboratoires. Au cours des dernières années, les laboratoires
ont bénéficié des progrès technologiques significatifs
des LIMS, y compris la fonctionnalité sectorielle. Ces avancées
ont été complétées par des options de sécurité
et des architectures client/serveur qui ont considérablement amélioré
les capacités et la productivité du laboratoire.
Malgré ces améliorations, certains multilaboratoires continuent
à utiliser toute une gamme de LIMS indépendamment des décisions
de conduite de laboratoire et des activités de fusions-acquisitions.
Malheureusement, les sociétés utilisant cette approche de gestion
des LIMS passent à côté d’une réelle opportunité,
celle de gagner en productivité. En l'absence d'une stratégie
des LIMS cohérente, les processus et critères de décision
locaux dominent. La conséquence directe est l’incapacité
d'harmoniser les processus à travers l’ensemble de l’entreprise.
De plus, l’incompatibilité des formats de dossiers affaiblit
considérablement les activités de reporting, partage d’informations
et peutégalement altérer les prises de décisions liées
à la production, la qualité du produit, l’attribution
des ressources et l’optimisation des processus. Comme on pouvait s’y
attendre, les LIMS ont bien amélioré l'efficacité au
niveau du laboratoire, mais la stratégie non coordonnée des
LIMS a causé des dégâts à la productivité
de l'entreprise.
Un audit des différents systèmes de LIMS installés à
travers l’entreprise, commerciaux ou propres à la société,
indiquera la plupart du temps qu'ils ont été développés
pour répondre aux exigences de fonctionnement et d’interfaces
spécifiques de différents laboratoires. Résultat : en
plus de limiter l'efficacité des activités, la disparité
des LIMS signifie une fuite potentielle des ressources propres. Avec une multiplicité
de LIMS disparates, les activités telles que la mise à jour,
la validation et le développement d’interfaces sont plus difficiles
et plus longues. Autre conséquence, les utilisateurs doivent faire
face à des temps de réponse très lents de la part de
leur propre département.
Une approche standardisée
Prenant conscience de l’inefficacité potentielle de la multiplicité
des LIMS, un grand nombre de laboratoires considèrent les LIMS comme
un composant essentiel de leur véritable stratégie d’entreprise.
Associées à une poussée importante pour harmoniser l’ensemble
des processus, les entreprises, plus particulièrement les industries
pharmaceutiques et chimiques imposent des standards internes pour des applications
stratégiques tels que les LIMS. La mise en application d’une
stratégie de LIMS standardisés implique bien plus que le simple
choix d’une solution standard qui pourrait être utilisée
sur plusieurs sites. Il y a d’abord un grand nombre de défis
à relever et à surmonter, y compris le développement
de procédures, processus et méthodologies cohérents.
Certains scientifiques peuvent résister à l’harmonisation
des processus et aux politiques centralisées craignant l’étouffement
de leur capacité d’innovation et de leur créativité.
Il peut donc être difficile de convaincre ces personnes des avantagesà
partager les meilleures pratiques à travers l’organisation, à
développer des processus plus cohérents et à abandonner
leurs anciennes habitudes de travail.
Pour relever avec succès ces défis, il est important de démontrer
le haut niveau d'engagement dans ce projet. De plus, la bonne gestion de projet,
avec des responsables locaux et un chef de projet dédié, est
insuffisante pour assurer la mise en application de processus d'exécution
sansà-coup et efficacement. Il est également important de faire
participer dès que possible un groupe d'utilisateurs finaux au processus
et de s’assurer qu’ils comprennent entièrement tous les
avantages potentiels d'une solution standardisée. Ces utilisateurs
finaux du concept “one-LIMS” vont permettre de convaincre les
personnes encore réfractaires au projet au niveau du laboratoire de
tous ses avantages et bénéfices. Mieux encore, l’engagement
des utilisateurs finaux va aussi permettre de garantir un résultat
final en parfaite cohérence avec les besoins et attentes de l’ensemble
de l’entreprise.
Les avantages de la standardisation
Malgré les défis liés à un LIMS global, la tendance
vers la standardisation est appelée à se développer.
Et en même temps, les entreprises étudient les avantages financiers
et opérationnels d'une telle stratégie.
La standardisation sur un seul LIMS peut potentiellement réduire les
coûts du matériel et des logiciels, mais peut également
simplifier des activités comme les services internes, la formation,
les mises à jour et l'administration. Ces facteurs étant décisifs
dans la réduction du coût total de la propriété
(TCO) d’un LIMS. De plus, une stratégie universelle de LIMS garantit
une approche cohérente de la validation. Elle permet ainsi aux sociétés
de s’assurer de la conformité de la mise en application des LIMS
dans toute l’entreprise avec les mêmes processus et réglages.
Un LIMS intégré réduit également les périodes
d’arrêt-machine et augmente la productivité de l'utilisateur
final. Avec une solution unique, les départements peuvent développer
plus de connaissance d'un LIMS particulier et ainsi identifier et résoudre
des problèmes plus rapidement. Ils peuvent même les anticiper.
La standardisation présente d’autres avantages. Elle améliore
les relations avec les fournisseurs, augmente le pouvoir d'achat et permet
au personnel de se concentrer pleinement sur ses activités comme la
planification d'opérations des laboratoires, les demandes d'extraction
de données et le développement d’applications pour intégrer
des opérations avec d’autres systèmes internes.
L’évaluation de l'impact de la
standardisation des LIMS sur le coût d’accès à la
propriété (TCO)
Malgré la tendance croissante d’installation des LIMS comme standard
interne et les nombreux avantages de la standardisation, la mise en application
d’un LIMS global reste potentiellement onéreuse et risquée.
Les bénéfices financiers de la standardisation sur un seul LIMS
ont été en grande partie anecdotiques, et jusqu'ici, il n'y
a eu aucune étude indépendante pour mesurer l'impact économique
de la standardisation des LIMS. Cependant, fait nouveau, IDC, une société
de recherche et de consulting basée à Framingham dans le Massachusetts
a mené une étude révolutionnaire intitulée "Standardisation
sur LIMS : TCO et ROI pour une installation multi-laboratoires “. Cette
étude est la première à examiner les implications financières
de la standardisation des LIMS en détail. Commanditée par Thermo
Electron, l'étude inclut des interviews avec des responsables de LIMS
et des directeurs de sociétés leaders dans les industries pharmaceutiques,
chimiques, agroalimentaires, et pétrole et gaz, qui ont déjà
effectué la standardisation sur un seul LIMS ou ont lancé la
procédure.
TCO apporte les moyens nécessaires à l’estimation des
coûts totaux engagés tout au long du cycle de vie d'un investissement
particulier, depuis l’acquisition jusqu’à son obsolescence.
L'analyse de TCO se prolonge au-delà de la fourniture des coûts,
inclut les soutiens en cours et les implications des coûts de gestion.
De plus, elle permet également de mesurer avec précision les
bénéfices de la standardisation.
En termes TCO, les entreprises intégrées dans l'étude
ont réalisé des bénéfices approximativement de
$300.000 par laboratoire annuellement grâce à la mise en application
d’un LIMS standardisé. Les entreprises ont bénéficié
d’avantages dans trois directions : réduction des coûts
liés au choix d’un LIMS unique, augmentation de la productivité
de l’entreprise et accroissement de l’efficacité des utilisateurs
du LIMS.
1. Réduction des coûts du LIMS
L'étude menée par IDC a mis en exergue le fait suivant : les
sociétés ayant effectué la standardisation sur un LIMS
unique ont bénéficié d’une économie significative
en évitant l'achat d'équipements, ont amélioré
l’efficacité du personnel et réduit les dépenses
de formation. En moyenne, parmi les sociétés participantes,
chaque $ dépensé pour le déploiement d’un LIMS
standardisé a été compensé par $1,50 épargné
sur le matériel et le logiciel. De plus, grâce à la standardisation,
les sociétés ont abaissé le coût des services de
soutien aux utilisateurs et ont pu réduire ce personnel dédié
de 57 % en moyenne. La standardisation sur un seul LIMS a donc permis aux
entreprises de réaliser des épargnes significatives en termes
d’investissement de LIMS et de coûts de formation pouvant atteindre
jusqu’à $250 par utilisateur et par an. Dans les grands groupes
avec plusieurs laboratoires intégrés, cela pouvait représenter
une économie de plus de $100.000.
2. L’augmentation de la productivité
Grâce à la standardisation, les sociétés ont également
bénéficié d’une réduction des temps d’arrêt-machine
et le niveau d’activité devait ainsi être révisé.
L'aide aux utilisateurs, la gestion d'applications et la validation, le dépannage,
la gestion des données… Toutes ces activités ont été
concrètement réduites de plus de 50%, et dans certains cas jusqu’à
90 %.
3. L’accroissement de l’efficacité
de l’utilisateur d’un LIMS
Les utilisateurs de LIMS, au sein du laboratoire comme ceux ayant besoin d’accès
aux données, ont grandement bénéficié de la standardisation.
En effet, ils ont pu concevoir des rapports dynamiques et conduire des analyses
plus efficacement, avec un impact direct sur leur productivité. En
fait, plus de la moitié des sociétés ayant participé
à l'étude ont attribué à la standardisation sur
un LIMS la réduction du temps d’accès au marché,
alors que 77 % ont constaté une amélioration de la qualité
du produit, ce qui a permis de libérer, en moyenne, 6,3 heures par
utilisateur de LIMS par mois. Ce nombre devient très significatif dans
les grands groupes quand il est multiplié par une centaine d’utilisateurs
de LIMS.
Durant la première année de la mise en application d’un
LIMS standardisé, les sociétés ont également constaté
une baisse de 77% du temps d’arrêt de leurs systèmes de
LIMS et de réseau (illustration). Les utilisateurs ont également
consacré moins de temps à dépanner et à contacter
le service de maintenance.
Le choix d'un LIMS comme standard global
Conscientes des avantages de la standardisation des LIMS pour une entreprise
multi-sites, les sociétés doivent soigneusement choisir un LIMS
destiné à devenir le standard global et un fournisseur capable
d’accompagner des opérations d’envergure mondiale. La standardisation
sur un LIMS représente un investissement significatif en termes de
temps et d'argent. Aussi, ce choix doit être effectué avec une
grande rigueur et une planification pertinente.
Les points clés pour un standard global réussi sont d’abord
la capacité de devenir une partie intégrante de l’infrastructure
d'une société et ensuite de fournir un accès facile aux
données grâce aux possibilités d'architecture Web et traitement
XML. La solution doit également pouvoirêtre adaptable à
un grand nombre d'utilisateurs, et fonctionner dans différentes langues.
Les protocoles d'accès et les signatures électroniques représentent
également des fonctionnalités sensibles nécessitant une
adaptabilité à des utilisateurs travaillant à travers
des fuseaux horaires multiples.
Le choix d'un fournisseur capable de mettre en application un standard global
est potentiellement plus important que le choix de la solution technique appropriée.
Les entreprises recherchant un LIMS standardisé ont besoin de choisir
un fournisseur expérimenté dans ce domaine. Ce fournisseur doit
être capable d’assurer la mise en application et l’accompagnement
nécessaires à la viabilité à long terme du déploiement
en entreprise. Un projet global de LIMS exige une méthodologie bien
établie qui prévoit de dégager les étapes importantes
de projet, communiquer des rapports sur l'état d'avancement, et imposer
des bilans réguliers. De plus, la capacité d'offrir un soutien
local sur une base mondiale est une nécessité absolue.
Les fournisseurs doivent être capables de devenir de véritables
partenaires afin de satisfaire les besoins des communautés locales
et de l'organisation dans l'ensemble. Ils doivent être équipés
pour faire participer et engager les décideurs, les utilisateurs et
les experts dans les activités du client. Et ceci durant les phases
de planification et d'exécution, ils doivent être préparés
à faire face à toutes les considérations locales et à
toutes sortes d’imprévus. Avec le niveau d’investissement
en jeu, et le haut potentiel de contournement des pièges, l'importance
du choix du fournisseur ne peut pas être sousestimée.
Synthèse
L’évolution des conditions économiques conduit les sociétés
liées aux sciences de la vie à restreindre leurs dépenses
et en même temps à améliorer la
qualité du produit. Ces sociétés examinent de manière
approfondie leur stratégie de LIMS et étudient les opportunités
destinées à l’harmonisation des processus et à
la standardisation sur un LIMS afin de réduire le TCO des LIMS et améliorer
la productivité. En déployant un seul LIMS intégré
au lieu de différentes applications disparates, les entreprises peuvent
réduire des coûts. Les départements gagnent en productivité
et les utilisateurs gagnent en efficacité.
Avec une étude indépendante qui est venue confirmer la valeur
de la standardisation des LIMS, les entreprises peuvent maintenant prendre
la décision de la
standardisation sur un seul LIMS en toute confiance.