Gain de temps, mise à disposition des données en temps réel et réduction du gaspillage : trois atouts clés de LANEXO® System, la solution de gestion numérique des stocks de laboratoire, de la sécurité et de la conformité, développée par Merck Life Sciences

Pour accompagner les laboratoires des sciences de la vie dans leur transformation digitale, à l’heure où les données numériques en temps réel révolutionnent la recherche et ses process, Merck a créé une équipe et une offre dédiées. Objectif : permettre aux chercheurs et techniciens de se focaliser sur la science - et non sur des tâches administratives - pour gagner en productivité, en efficacité et en qualité.

Ainsi a vu le jour en mars 2020 la solution logicielle LANEXO® System, aujourd’hui mise en œuvre dans de nombreux laboratoires à travers le monde. Gain de temps, accessibilité des données en temps réel, réduction du gaspillage…LANEXO® System répond aux grands défis de gestion des stocks qui impactent directement les résultats de la recherche, les coûts et la conformité réglementaire, au sein de tout type d’industrie : pharmaceutique, biotechnologique, chimique. Explications…

Le temps, c'est de l'argent ! Le coût caché des pratiques de laboratoire inefficaces…

Une parfaite maitrise de la sécurité, de la conformité et de la qualité des données est indispensable aux laboratoires pour garantir des résultats fiables, cohérents et reproductibles. Ces objectifs imposent une gestion rigoureuse des stocks de réactifs, d’autant plus stratégique que le flux des consommables et sa complexité augmentent avec la multiplicité des utilisateurs et des expériences réalisées en laboratoire. Jose CAMACHO GUTIERREZ, chimiste organique synthétique chez l'un des plus grands fabricants mondiaux de peintures et de revêtements, confirme qu'il peut être difficile de localiser précisément et rapidement des produits chimiques au sein même de ses installations. « Près de 40% de nos employés interagissent avec notre système de gestion des produits chimiques. Des réactifs peuvent être déplacés sans que ne soit mis à jour leur nouvel emplacement dans le registre d’inventaire ».

Aujourd’hui encore réalisée par 85% des laboratoires sur support papier ou Excel, la gestion des données relatives aux consommables repose sur des tâches routinières et répétitives – pour enregistrer, localiser, stocker les réactifs, suivre leurs dates d’ouverture et de péremption… - impliquant la saisie manuelle des informations de centaines de produits chimiques, solutions et autres consommables utilisés en laboratoire. Les erreurs liées à la transcription manuelle et aux calculs sont fréquentes. Elles obligent régulièrement les scientifiques à répéter leurs expériences et sont susceptibles de générer des inexactitudes en cascade dans l'ensemble du projet de recherche, impactant la reproductibilité des données et allongeant les délais du projet.

Sans solution numérique de suivi en temps réel, la traçabilité est faible, la data integrity n’est pas respectée et la saisie des données est chronophage. De fait, même si consacrer quelques minutes à localiser un réactif ou à documenter manuellement ses détails peut sembler anodin, la perte de temps occasionnée par la gestion globale du parc de consommables, et par les erreurs de localisation notamment, est non négligeable et peut considérablement affecter les performances du laboratoire. L'absence d’un système informatique numérique de laboratoire complique en outre l'accès aux dossiers par une autorité réglementaire ou un responsable de laboratoire lors des bilans annuels ou des audits…

Une étude de cas récente met en évidence le temps excessif – jusqu’à 50 minutes ! - passé par les chercheurs d'une entreprise pharmaceutique pour trouver un échantillon. À l'échelle de milliers d'employés, ce temps improductif peut avoir un impact significatif sur les capacités de l'entreprise. Azlan HUSSAIN, directeur scientifique chez Petronas, le géant malaisien du pétrole et du gaz, estime que les systèmes de gestion des stocks de consommables « sont efficaces dans le sens où ils permettent de suivre les stocks et de rester en conformité avec la loi, mais que le temps passé à chercher des produits chimiques reste le plus lourd facteur impactant la productivité. »

Une enquête menée par Merck révèle par ailleurs que la gestion courante des stocks dans les laboratoires occupe/embolise ! jusqu'à 25 % du temps des scientifiques, ce qui les détourne de leur travail de recherche et génère la perte chaque semaine de près d’une journée de productivité. Selon un rapport publié par la Commission européenne, une mauvaise gestion des données dans les activités de recherche coûterait ainsi à l'économie européenne au moins 10,2 milliards d'euros chaque année. Ce même rapport souligne l’importance de disposer de données de recherche aux normes « FAIR » (Findable, Accessible, Interoperable and Reusable) pour garantir une collecte, une annotation et un archivage solides.

Le gaspillage et la non-conformité, conséquences d’une gestion désorganisée des stocks de consommables

Le manque d’informations en temps réel et de mises à jour automatiques sur le statut, l'état et l'emplacement des produits chimiques constitue pour 70% des scientifiques interrogés par Merck leur plus grande difficulté dans la gestion quotidienne de leur laboratoire. Près d’un tiers des chercheurs et techniciens se déclarent en outre préoccupés par le suivi des produits chimiques périmés et l'élimination appropriée des déchets.

Le manque d’organisation et de rigueur dans le stockage des réactifs – qui rend donc difficile leur localisation rapide - peut conduire à l’ouverture simultanée de plusieurs bouteilles, entraînant un gaspillage et une mauvaise gestion des ressources. Les études menées par Merck montrent en effet que près de 5% des réactifs et des produits chimiques sont gaspillés, car expirés ou introuvables dans le laboratoire. L'expiration du délai de péremption de consommables coûteux, mais aussi l’utilisation de produits chimiques périmés et la mise au rebut injustifiée de stocks inutilisés, sont ainsi trop régulièrement observées. Les déchets inutiles augmentent en outre les coûts et constituent un obstacle pour les laboratoires cherchant à limiter leur impact sur l'environnement.

Soulignons enfin que les laboratoires réglementés doivent impérativement garantir la traçabilité de leurs réactifs et de leurs stocks. Lors des audits, la liste complète de leurs consommables et l'historique de leur utilisation sont réclamés. Chaque réactif doit donc pouvoir être tracé jusqu'à sa date d'enregistrement initiale. Une requête difficile voire impossible à satisfaire en l’absence de méthode d’inventaire en temps réel, centralisée et fiable. Or les conséquences en termes de perte de temps et de ressources peuvent être désastreuses : l’utilisation de matériaux périmés, mal stockés ou insuffisamment documentés conduit régulièrement au rejet de tous les résultats associés, et l'incapacité à fournir la traçabilité des consommables peut entraîner un avertissement ou une lourde amende, jusqu'à 30 % du chiffre d'affaires annuel de l'entreprise.

LANEXO® System, la solution pour une gestion en temps réel des stocks, de sécurité et de conformité !

Le système LANEXO®, logiciel de suivi des consommables en temps réel conçu par Merck, permet la gestion numérique de vos stocks de laboratoire, de la sécurité et de la conformité. Finies les semaines entières passées à réaliser l’inventaire de façon manuelle, et nul besoin de formation ! LANEXO® System est extrêmement facile à configurer et sa mise en œuvre, très intuitive. Un simple scan des étiquettes RFID placées sur les consommables, depuis l’application mobile LANEXO® System, permet au système LANEXO® d’identifier et de documenter rapidement et en temps réel les données de vos réactifs. Numéro de lot, date d’expiration, CAS number, pictogrammes sécurité… LANEXO® System récupère l’ensemble de ces informations pour tout type de consommables, grâce à une base de données intégrée référençant plus de 53 millions d’articles.

Ces produits chimiques peuvent être des échantillons, des étalons ou des réactifs, quelle que soit leur marque, de même que des solutions préparées en interne. Avec LANEXO® System, chaque consommable peut être visualisé et localisé en temps réel, et immédiatement associé à un rapport d’audit complet Toute personne autorisée peut ainsi vérifier où, quand et comment les réactifs ont été utilisés dans un laboratoire ou au cours d’une expérience. Les fiches de sécurité des différents produits seront également centralisées et facilement consultables depuis LANEXO® System.

La disponibilité des données en temps réel impacte l'ensemble de votre organisation ; elle permet d’éviter le gaspillage, d’améliorer la productivité et soutient la traçabilité, la conformité réglementaire et la préparation aux audits. Tout changement tel que l’ouverture d’un flacon est instantanément mis à jour dans la base de données et la nouvelle date d’expiration est automatiquement recalculée. L’étiquette Smart Seal Label est unique ; son système de détection d’ouverture permet en effet de savoir combien de bouteilles d’un produit donné sont présentes dans le laboratoire, combien sont fermées, combien ouvertes, qui les a ouvertes, quand… Des alertes/notifications sont émises pour informer qu’un stock est en deçà d’une quantité prédéfinie, et éviter que les scientifiques n’utilisent des réactifs périmés ou encore qu’ils ne stockent de façon inappropriée leurs produits, par exemple un acide dans le placard des bases. La sécurité est renforcée et les risques opérationnels au laboratoire sont réduits.

Dès la mise en œuvre de la solution LANEXO® System, les résultats sont probants ;
- une réduction de 97% du temps de gestion des stocks de produits chimiques ;
- une réduction de 92% du temps nécessaire pour vérifier, trouver et documenter les consommables ;
- une réduction de 1,7% des dépenses de R&D.

Un laboratoire d’une dizaine de scientifiques dont la dépense annuelle de consommables atteint 100 800 €, a ainsi déclaré avoir réduit de 20 à 5% son taux de perte de consommables depuis la mise en place de LANEXO® System

Ainsi grâce à LANEXO® System, l’efficacité opérationnelle de votre laboratoire est optimisée ; le temps passé sur des tâches répétitives et le risque d’erreurs lié aux transcriptions manuelles sont considérablement réduits. Vous pouvez dès lors vous concentrer sur vos travaux de recherche et d’analyse, et accélérer le développement de vos produits.

Une parfaite intégration aux flux de travail existants de votre laboratoire

Conçue pour répondre aux besoins des unités d’analyse, de recherche, de contrôle qualité, de tests industriels, la solution LANEXO® System s’adresse aussi bien aux grands groupes qu’aux plus petites structures. Précisons d’ailleurs que LANEXO® System est compatible avec les exigences des laboratoires GxP compliant. Une documentation de qualification à l’installation (IQ) et de qualification opérationnelle (OQ) est disponible si nécessaire.

Solution prête à l’emploi basée sur le Cloud, LANEXO® System s’intègre parfaitement aux flux de travail existants des laboratoires. L’implémentation est quasi-immédiate : il suffit de charger l’application LANEXO® System sur le téléphone ou la tablette de son choix !

Pour en savoir plus :
www.lanexosystem.com - Lanexo@Merckgroup.com

S. DENIS


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