Spécialisée dans l’édition de logiciels de gestion en mode SaaS, la société française Quarks Solutions travaille depuis plusieurs années à créer la solution digitale idéale pour gérer les ressources du laboratoire. Depuis peu, une innovation permet même de faire cela sans aucune saisie informatique.
Une solution issue du terrain
Les laboratoires de chimie et de biologie sont souvent amenés à gérer des centaines voire des milliers de substances, réactifs et autres consommables. Cette gestion est faite encore souvent aujourd’hui à l’aide de fichiers Excel ou de base de données peu appropriées. Depuis plus de 10 ans, Quarks accompagne les laboratoires en digitalisant toutes leurs informations. Peu à peu, une solution entièrement automatisée a vu le jour : traçabilité des consommations, détection des besoins de réapprovisionnement, alimentation des registres qualité et prévention des risques chimiques.
Garantir la disponibilité des ressources et réduire les pertes
La solution Quarks permet aux personnels de laboratoires de visualiser précisément les stocks de produits et de consommables disponibles en temps réel dans les magasins et les laboratoires à proximité. En plus de fiabiliser les inventaires, la plateforme permet d’éviter les sur-stocks et d’économiser sur les achats en optimisant le coût de traitement des produits périmés.
Faciliter et sécuriser les approvisionnements
Depuis deux ans, la plateforme s’est enrichie d’un module d’achats intégré qui permet de préparer des paniers de commande en sélectionnant des articles issus des catalogues fournisseurs. Cela empêche les erreurs de saisies de désignation et de références d’articles, évitant pertes de temps et dépenses inutiles. Les commandes ainsi constituées peuvent être validées en un clic par les responsables de budgets ainsi que les chargés de sécurité, dans le cas de produits dangereux.
Tracer en même temps les utilisations et les expositions
Le suivi des expositions des personnels de laboratoire aux substances chimiques est un impératif de sécurité, fastidieux à réaliser au quotidien. Grâce au suivi précis des consommations de produits chimiques, l’alimentation des registres de sécurité s’automatise et devient concrète, naturelle.
Résoudre les problèmes liés aux formulations de mélanges
La détermination de la dangerosité d’un mélange de composants chimiques est généralement considérée comme impossible. Pourtant il est nécessaire (et obligatoire) d’étiqueter tout contenant de produit chimique conformément à la législation en vigueur. Pour résoudre cette problématique, la plateforme Quarks intègre un calculateur de dangerosité des mélanges, qui permet à toute personne qui conçoit une formulation d’anticiper sur la dangerosité de celle-ci et de générer les étiquettes appropriées. Le préparateur peut en outre sélectionner les flacons utilisés pour alimenter le cahier de laboratoire avec les numéros de lots correspondants, décrémentant la quantité restante de matières premières.
Une gestion simplifiée des FDS et l’évaluation des risques chimiques intégrée
Grâce à des fonctionnalités uniques de téléchargement automatisé des FDS et d’extraction automatique des données de sécurité, la typologie de dangerosité de chaque produit est identifiée clairement, sans difficulté. L’identification automatique des voies d’exposition potentielles, couplée aux paramètres d’exposition réelle permet d’obtenir une évaluation des risques exhaustive et collaborative. Cela facilite grandement la démarche de prévention, et permet d’atteindre des niveaux de conformité réglementaire records.
Empêcher les « trous dans la raquette » de se reformer
Une fois que tout est sous contrôle, la démarche d’amélioration continue est en marche. Il est possible d’activer dans la plateforme un système de validation pour chaque nouvelle substance. Ainsi les différentes parties prenantes peuvent accompagner son utilisation avec les moyens de prévention adaptés. Ces avancées, couplées à l’assurance d’une traçabilité et à la possibilité de validation des paramètres d’entrée en stock des lots de matière, permettent d’appréhender les audits de manière beaucoup plus sereine.
Amélioration de la qualité de vie au travail
Pour les personnels de laboratoire qui ont connu l’épreuve de la saisie d’informations dans des systèmes peu ergonomiques, c’est un réel soulagement de pouvoir basculer dans l’ère du travail en mobilité. Au moyen de simples dispositifs mobiles pour scanner des QR-codes, les inventaires sont réalisés dix fois plus rapidement et sans redondance. Des QR-codes placés sur les armoires, les frigos, les étagères, les équipements scientifiques, permettent d’effectuer des opérations de gestion quotidienne de façon naturelle et ludique.
L’avènement d’une solution d’inventaire sans aucune saisie informatique
C’est à l’occasion de Forum Labo en 2021 que Romain Palmade, CEO de la startup française Centiloc a identifié la solution Quarks comme un partenaire évident pour permettre un pas de géant dans la digitalisation du laboratoire.
Centiloc est une solution technique brevetée qui permet de localiser les objets automatiquement en utilisant la technologie NFC. Plus performante et précise que la RFID quand il s’agit de localiser des flacons, cette technologie s’avère parfaitement adaptée pour équiper des armoires de stockage. Après avoir scellé un partenariat avec les principales marques d’armoires de laboratoire, il ne manquait à Centiloc que de pouvoir s’interfacer avec une solution SaaS de gestion de stocks.
Moins d’un an après le début de la collaboration entre Quarks et Centiloc, les premières preuves de concept étaient déployées sur des installations pilotes pour des usages réels et bien concrets.
Cette solution innovante sera présentée sur le stand Quarks à l’occasion du salon Forum Labo 2023 du 28 au 30 mars à Paris (Stand 79 – Allée E).
Au-delà des armoires, de nouveaux usages permis par les tags NFC
Après avoir mis au point les systèmes d’inventaire automatique en temps réel des produits chimiques grâce aux puces NFC, des usages innovants complémentaires des détecteurs Centiloc ont été développés. Ainsi il est maintenant possible d’indiquer au système d’information, via une zone de détection, qu’un flacon a été vidé, qu’il a été ouvert, ou encore de recalculer sa date limite de validité (DLV) et de réimprimer son étiquette.
Grâce au tag NFC unique, il est également possible d’indiquer à une balance de précision quel flacon vient d’être pesé. Associé à l’usage d’un badge d’identification NFC de l’utilisateur et à l’identifiant unique de la balance, ces opérations courantes du laboratoire peuvent désormais être tracées précisément. Les standards les plus contraignants de bonnes pratiques de fabrication (BPF) sont ainsi respectés, et cela sans effort.
Bien d’autres usages possibles des tags NFC restent à expérimenter, et il ne fait aucun doute que les utilisateurs de ces solutions sauront explorer les possibilités offertes par cette technologie révolutionnaire.
Véritable acteur de la prévention du risque chimique
En marge de sa spécialité d’édition de logiciels, Quarks Solutions s’implique également dans la prévention du risque chimique. Elle organise chaque année depuis 2017 son propre évènement, le #QuarksSafetyDay : une journée de conférences animées par des experts.
Cette journée, à but non lucratif, est destinée au partage de bonnes pratiques et de retours d’expérience. La 6e édition se déroulera cette année à Besançon le jeudi 16 mars 2023. Inscriptions gratuites & programme sont disponibles sur www.quarkssafetyday.com.
Contact :
Quarks Solutions
Tél. : + 33 (0)1 850 850 81
info@quarks-solutions.com - www.quarks-solutions.com
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